La dématérialisation des documents a considérablement changé les habitudes professionnelles, notamment en ce qui concerne les factures. Mais quelles sont les différences entre une facture papier et une facture électronique en droit français ? Quels sont les points clés à connaître pour être en conformité avec la législation ? Cet article vous présente les nuances essentielles à prendre en compte.
Facture papier : définition et caractéristiques
La facture papier est un document émis par un fournisseur ou un prestataire de services à l’attention de son client afin d’établir une preuve de la transaction réalisée. Elle doit comporter certaines mentions obligatoires telles que le numéro de SIRET du fournisseur, la date d’émission ou encore le montant total à payer.
En droit français, la facture papier est soumise à des règles strictes quant à sa conservation et son archivage. En effet, elle doit être conservée pendant une durée minimale de 10 ans, aussi bien par le fournisseur que par le client. Cette obligation permet notamment de faciliter les contrôles fiscaux et sociaux.
Facture électronique : définition et caractéristiques
La facture électronique, également appelée e-facture ou dématérialisée, est une facture numérique qui remplace progressivement la facture papier. Elle doit respecter les mêmes mentions légales que son équivalent papier et est soumise aux mêmes obligations de conservation et d’archivage.
Cependant, pour être considérée comme valide en droit français, la facture électronique doit répondre à des critères spécifiques. Tout d’abord, elle doit être émise et reçue sous une forme numérique. Ensuite, elle doit être authentifiée par une signature électronique garantissant l’intégrité du document et l’identité du signataire. Enfin, le client doit accepter expressément de recevoir ses factures sous format électronique.
Avantages et inconvénients des deux types de factures
La facture papier présente l’avantage d’être un support tangible qui peut être facilement consulté par les deux parties concernées. Néanmoins, son utilisation engendre des coûts supplémentaires liés à l’impression, l’affranchissement et le stockage physique des documents.
La facture électronique permet quant à elle de réduire significativement ces coûts tout en offrant une meilleure traçabilité des transactions. De plus, elle facilite l’accès aux informations pour les contrôles fiscaux et contribue à la protection de l’environnement en limitant la consommation de papier.
Toutefois, la mise en place d’un système de facturation électronique peut représenter un investissement initial important pour certaines entreprises, notamment en termes de formation du personnel et d’équipements informatiques.
Évolutions législatives et tendances actuelles
Le droit français encourage de plus en plus le recours à la facturation électronique. Depuis le 1er janvier 2017, les entreprises du secteur privé sont tenues d’accepter la réception de factures électroniques émises par leurs fournisseurs du secteur public. Ce dispositif, appelé Chorus Pro, a pour objectif de simplifier et d’harmoniser les échanges entre les acteurs économiques.
De même, la loi de finances pour 2020 prévoit l’obligation progressive pour toutes les entreprises d’émettre des factures électroniques à destination de leurs clients professionnels d’ici 2025. Cette mesure vise à lutter contre la fraude fiscale et à améliorer l’efficacité des contrôles.
En conclusion, si la facture papier est encore utilisée par certaines entreprises, il est désormais indispensable de se familiariser avec la facturation électronique et ses spécificités légales en droit français. La transition vers ce nouveau mode de gestion des documents s’impose progressivement comme une nécessité économique et environnementale.
